PG Nijverdal stapt binnenkort over op Microsoft Office 365. Dit doen we, omdat we de veiligheid van alle gegevens en de archivering van onze documentatie willen waarborgen. Daarnaast zijn er nu veel verschillende e-mailadressen van de kerk in omloop, die lopen over meerdere servers. Hierdoor ontstaan regelmatig problemen bij bijvoorbeeld het versturen en ontvangen van e-mail. Straks werken we allemaal met hetzelfde systeem en wordt de informatie online (in de cloud) opgeslagen. Van iedereen die een mailadres vanuit Office 365 heeft toegewezen gekregen, wordt verwacht dat hij/zij dit mailadres gebruikt voor alle kerkelijke mail.
De eerste stap is het omzetten van het e-mailsysteem van alle adressen die eindigen op @pgnijverdal.nl. naar Office 365. Een belangrijke datum om te onthouden is dinsdag 15 november 2022.
Op die dag gaan we deze aanpassing doen. De overstap van het e-mailsysteem is een eerste, maar zeer belangrijke fase. Alle kerkelijke e-mailadressen gaan namelijk in één keer over naar het nieuwe systeem. Hiermee krijgt u dus mogelijk ook te maken. Maar dit is geen reden tot stress. Er is altijd hulp dichtbij.
Hieronder komt meer informatie beschikbaar en er komen informatiebijeenkomsten in “Het Centrum” waar u met uw vragen naartoe kunt.
- maandag 14 november om 20.30 uur
- zaterdag 19 november van 8.30 uur tot 11.00 uur
- dinsdag 22 november om 19.30 uur
U wordt vriendelijk verzocht u voor één van deze momenten op te geven, zodat u uitleg krijgt, waardoor het werken met uw nieuwe mailadres een fluitje van een cent wordt. U kunt zich opgeven bij de scriba
van de kerkenraad via scriba-kerkenraad@pgnijverdal.onmicrosoft.com (na 15 november: scriba-kerkenraad@pgnijverdal.nl). Als u denkt voldoende te hebben aan de handleiding, dan is dat natuurlijk
ook goed. Wilt u dan wel even aan de scriba doorgeven via bovenstaand mailadres dat u geen gebruik maakt van de informatieavonden?
Even voor de goede orde: de informatiebijeenkomsten zijn bedoeld om u wegwijs te maken bij het inloggen op uw nieuwe mailadres. Natuurlijk is het goed mogelijk dat u nog meer vragen hebt over het
werken met Office 365. Deze vragen kunt u mailen naar ict@pgnijverdal.nl of u kunt een afspraak maken tijdens de informatiebijeenkomst voor een verdere uitleg op een ander moment.
Migratie naar Office 365
Op dinsdag 15 november stapt de PG Nijverdal over op Microsoft Office 365. Dit brengt voor u als ambtsdrager of vrijwilliger enkele veranderingen met zich mee. Zo krijgt u als ambtsdrager geen kerkelijke mail meer binnen op uw privé-mail, maar hebt u een eigen mailadres van de kerk, waarop alle mailtjes vanuit de kerk binnenkomen en vanwaar uit u ook uw kerkelijke mail verstuurt. In deze handleiding leggen wij u uit hoe u toegang kunt krijgen tot uw e-mailadres van de kerk.
We kunnen de e-mailgebruikers verdelen in 3 groepen. Deze 3 groepen hebben ieder een andere
werkwijze. Kijk goed onder welke groep u valt.
De groepen:
1. Persoonlijke gebruikers (hoofdzakelijk ambtsdragers).
2. Groepsgebruikers die geen privacygevoelige informatie verwerken (vrijwilligers).
3. Personen die voor hun kerkenwerk ook Office lokaal op de PC nodig hebben.
1. Persoonlijke gebruikers
Dit is verreweg de grootste groep gebruikers. U bent als ambtsdrager een van deze gebruikers. U heeft
nu een e-mailadres dat eindigt op @pgnijverdal.nl, waarvan u gebruik dient te maken voor uw kerkelijke
e-mailverkeer. Immers, het opslaan en versturen van kerkelijke documenten is erg privacygevoelig en
ook voor het archiveren van stukken is het belangrijk dat deze slechts op één plek staan. Om dit alles
beter te scheiden krijgt bijna iedereen een persoonlijke mailbox: voornaamachternaam@pgnijverdal.nl
en voor predikanten een extra alias ds.achternaam@pgnijverdal.nl.
2.Groepsgebruikers die geen privacygevoelige informatie verwerken
U behoort tot deze groep gebruikers wanneer u inlogt op een mailbox die door een groep vrijwilligers
wordt bekeken (bijvoorbeeld beamer@pgnijverdal.nl en drukkerij@pgnijverdal.nl.). Hierbij deelt u
dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord. Dit is uit veiligheidsoverwegingen geen wenselijke
situatie. In de nieuwe situatie blijft de gebruikersnaam hetzelfde en het wachtwoord ook. Echter, de
inlogpagina is anders. (Het kan overigens enige tijd duren voordat de geschiedenis van het oude systeem
is overgezet naar Office365.)
3. Personen die voor hun kerkenwerk ook Office lokaal op de PC nodig hebben
Deze groep bestaat uit de beroepskrachten van de PG Nijverdal en de scribae van de kerkenraad/het kerkbestuur. De personen die dat aangaat, worden persoonlijk benaderd. Bent u niet benaderd en denkt u daar zelf anders over, dan kunt u uiteraard contact met ons opnemen.
Inloggen op uw kerkelijk mailadres (er ontbreken nog enkele afbeeldingen, deze volgen spoedig)
De makkelijkste manier om in te loggen op het kerkelijk mailadres is om naar de webpagina van onze kerk: www.pgnijverdal.nl te gaan. In de bovenbalk (meestal rechts bovenin) is een icoontje zichtbaar in de vorm van een enveloppe.
Klik op dit icoon en er opent een nieuw tabblad of venster. Hierna wordt u doorgeleid naar de inlogpagina van Office365.U hebt een persoonlijke mailbox met een eigen adres eindigend op @pgnijverdal.nl. Uw mailadres is: voornaamachternaam@pgnijverdal.nl.
Gebruik uw mailadres/gebruikersnaam en (een nieuw) wachtwoord om verder in te loggen.
U komt dan op de startpagina van Office365. Daar klikt u vervolgens op het Outlook icoon in de verticale balk aan de linkerzijde. Zie hiernaast:
Dan ziet u uw mailbox:
Tips voor het gebruik van Office 365
We sluiten af met een hoofdstuk met tips die voor iedereen interessant zouden kunnen zijn. Dit zijn
voornamelijk verwijzingen naar handleidingen en tips over het gebruik van Office365
Hier volgen diverse links: